ในปัจจุบันนี้ คอมพิวเตอร์ได้ก้าวเข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันอย่างกว้างขวาง ทั้งในส่วนของการใช้งานโดยตรง เช่นการใช้ในองค์กรธุรกิจต่าง ๆ การติดต่อสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลทั้งในระยะใกล้ไปจนถึงระยะไกลข้ามโลก รวมไปถึงการใช้ในด้านความบันเทิงทั้งเกมส์คอมพิวเตอร์ หรือ ภาพยนตร์ที่สร้างด้วยคอมพิวเตอร์กราฟิก นอกจากนี้เรายังพบการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ที่แฝงเข้ามาในชีวิตประจำวันมากขึ้นเรื่อย ๆ เช่น ใช้ในการควบคุมการทำงานของเครื่องปรับอากาศ เครื่องซักผ้า โทรทัศน์ หรือเตาไมโครเวฟ ซึ่งแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าโลกในยุคต่อไป มนุษย์จะพึ่งการทำงานของคอมพิวเตอร์มากขึ้น
ในทางธุรกิจแล้วจะสามารถใช้ประโยชน์จากคอมพิวเตอร์ได้อย่างมากมายมหาศาล อันสืบเนื่องมาจากที่เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มีส่วนเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ บันทึก ประมวลผลข้อมูล ตลอดจนจัดทำรายงานต่างๆ แต่ต้องพึ่งพาเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม เช่น โทรศัพท์ วิทยุ โทรทัศน์ โทรสาร จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ บริการอินเตอร์เน็ต ในการกระจายสารสนเทศที่ได้จากเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ไปสู่บุคคล องค์กรหรือวงการต่างๆ ต่อไป จะเห็นว่าสารสนเทศจะมีบทบาทต่อบุคคลหรือประเทศชาติได้นั้น ต้องอาศัยเทคโนโลยีในการจัดการทั้งสิ้น โดยเฉพาะเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เนื่องจากเป็นเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา และเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วกว่าเทคโนโลยีชนิดอื่นๆดังนั้นมนุษย์จึงนำคอมพิวเตอร์มาใช้จัดการกับสารสนเทศ มากกว่าเทคโนโลยีชนิดอื่นๆ แต่ในความเป็นจริงแล้ว มีเทคโนโลยีอีกหลายรูปแบบที่สามารถนำมาจัดการและเผยแพร่สารสนเทศได้ เช่นระบบโทรศัพท์ โทรเลข โทรสาร เคเบิลทีวี เป็นต้น แต่เทคโนโลยีเหล่านี้ไม่สามารถจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศได้ดีเท่ากับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ฉะนั้นเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์จึงเป็นที่นิยมใช้จัดการสารสนเทศทุกสาขาวิชาชีพทั่วโลก วัตถุประสงค์ในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานการจัดการ และการบริหาร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ ให้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น หากเราพิจารณา และมุ่งประเด็นไปยัง การดำเนินงานตามสภาพความเป็นจริงในหน่วยงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานทั้งภาครัฐ และเอกชน ในแต่ละวันมีการใช้เอกสารกันเป็นจำนวนมาก ส่วนหนึ่งของเอกสารมาจากนอกองค์กร ซึ่งเป็นการติดต่อมาจากหน่วยงานต่าง ๆ ภายนอกองค์กร และจะต้องส่งหนังสือหรือเอกสารไปยังหน่วยงานต่าง ๆ ซึ่งอาจจะส่งเอกสารเหล่านี้ในลักษณะการกระจายแบบหนึ่งต่อหนึ่ง หรือหนึ่งไปหลาย ๆ หน่วยงาน ในองค์กร ที่มีอยู่เป็นจำนวนมากก็ถือว่าเป็นแหล่งที่สร้างกำเนิดเอกสารต่าง ๆ เช่นกัน เอกสารเหล่านี้อาจจะเป็นเอกสารเพื่อติดต่อสื่อสาร หรือการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ การดำเนินกิจกรรมใช้เอกสารเป็นตัวนำ ดังนั้นหน่วยงานทุกแห่งในองค์กร จะทำงานในลักษณะที่เป็นผู้รับข่าวสาร และเป็นผู้สร้างข่าวสารเพื่อการกระจายต่อออกไป การดำเนินการจึงเป็นการกระทำที่เชื่อมโยงกันอย่างทั่วถึง
ในทางธุรกิจแล้วจะสามารถใช้ประโยชน์จากคอมพิวเตอร์ได้อย่างมากมายมหาศาล อันสืบเนื่องมาจากที่เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มีส่วนเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ บันทึก ประมวลผลข้อมูล ตลอดจนจัดทำรายงานต่างๆ แต่ต้องพึ่งพาเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม เช่น โทรศัพท์ วิทยุ โทรทัศน์ โทรสาร จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ บริการอินเตอร์เน็ต ในการกระจายสารสนเทศที่ได้จากเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ไปสู่บุคคล องค์กรหรือวงการต่างๆ ต่อไป จะเห็นว่าสารสนเทศจะมีบทบาทต่อบุคคลหรือประเทศชาติได้นั้น ต้องอาศัยเทคโนโลยีในการจัดการทั้งสิ้น โดยเฉพาะเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เนื่องจากเป็นเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา และเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วกว่าเทคโนโลยีชนิดอื่นๆดังนั้นมนุษย์จึงนำคอมพิวเตอร์มาใช้จัดการกับสารสนเทศ มากกว่าเทคโนโลยีชนิดอื่นๆ แต่ในความเป็นจริงแล้ว มีเทคโนโลยีอีกหลายรูปแบบที่สามารถนำมาจัดการและเผยแพร่สารสนเทศได้ เช่นระบบโทรศัพท์ โทรเลข โทรสาร เคเบิลทีวี เป็นต้น แต่เทคโนโลยีเหล่านี้ไม่สามารถจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศได้ดีเท่ากับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ฉะนั้นเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์จึงเป็นที่นิยมใช้จัดการสารสนเทศทุกสาขาวิชาชีพทั่วโลก วัตถุประสงค์ในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานการจัดการ และการบริหาร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ ให้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น หากเราพิจารณา และมุ่งประเด็นไปยัง การดำเนินงานตามสภาพความเป็นจริงในหน่วยงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานทั้งภาครัฐ และเอกชน ในแต่ละวันมีการใช้เอกสารกันเป็นจำนวนมาก ส่วนหนึ่งของเอกสารมาจากนอกองค์กร ซึ่งเป็นการติดต่อมาจากหน่วยงานต่าง ๆ ภายนอกองค์กร และจะต้องส่งหนังสือหรือเอกสารไปยังหน่วยงานต่าง ๆ ซึ่งอาจจะส่งเอกสารเหล่านี้ในลักษณะการกระจายแบบหนึ่งต่อหนึ่ง หรือหนึ่งไปหลาย ๆ หน่วยงาน ในองค์กร ที่มีอยู่เป็นจำนวนมากก็ถือว่าเป็นแหล่งที่สร้างกำเนิดเอกสารต่าง ๆ เช่นกัน เอกสารเหล่านี้อาจจะเป็นเอกสารเพื่อติดต่อสื่อสาร หรือการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ การดำเนินกิจกรรมใช้เอกสารเป็นตัวนำ ดังนั้นหน่วยงานทุกแห่งในองค์กร จะทำงานในลักษณะที่เป็นผู้รับข่าวสาร และเป็นผู้สร้างข่าวสารเพื่อการกระจายต่อออกไป การดำเนินการจึงเป็นการกระทำที่เชื่อมโยงกันอย่างทั่วถึง
